O e-mail vem paulatinamente substituindo a comunicação tradicional em papel. É a forma mais utilizada de todos os tempos. É mais veloz que o Sedex, mais barato que um telefonema, mais prático que uma conversa ou que uma reunião. Porém, cuidado! Evite cometer alguns pecados listados a seguir:
1. Enviar mensagens sem preencher o campo Assunto: no e-mail, a linha de assunto é a arma mais eficaz para "fisgar" o leitor. Títulos genéricos, que nada informam sobre o conteúdo do texto, como "leia isto", "importante" são sérios candidatos a nunca serem abertos;
2. Perguntas tolas: escrever para fazer perguntar óbvias ou que poderiam ser facilmente encontradas, por exemplo, no Google, ou seja, sugar o tempo do colega de trabalho questionando aquilo que você poderá descobrir por si mesmo;
3. Encaminhar e-mails com cópia aberta para seus contatos: isto é, em vez de inserir os endereços no campo "Cco" (cópia oculta), você os coloca no campo "Para". Isso vai fazer com que todos recebam mensagens indesejadas, como se tivessem se cadastrado involuntariamente numa lista de e-mails, além de colocar em risco a privacidade daqueles que supostamente confiam em você;
4. Enviar arquivos PPS (Power Point): não é gentil enviar arquivos muito pesados sem pedir permissão, pois na maioria das vezes eles acabam travando os computadores;
5. Encaminhar piadas e correntes: não se esqueça de que o e-mail da empresa é para o trabalho e, se for enviar mensagens, evite aquelas que já foram reenviadas tantas vezes que o leitor precisa rolar a página por vários segundos para poder finalmente chegar ao texto;
6. Escrever e-mails longos: toda mensagem deve ser curta, informal, simples e objetiva, como se você estivesse falando com a pessoa em tempo real. Redobre o cuidado com a ortografia, a pontuação e a gramática. Cuidado com as formas itálicas, acentos, sinais etc., pois você não conhece o computador do receptor. Evite usar somente letras maiúsculas, pois elas são sinônimos de GRITOS no universo digital. Não use "prezados senhores" no início da mensagem, nem "atenciosamente" ou "cordialmente" no final (esses termos são usados nas cartas comerciais). Apenas escreva a mensagem e coloque seu nome. Pode finalizar com "Grato" (a), "Agradecidos", "Saudações".
7. Enviar e-mails sem pensar direito no assunto: leia, releia a mensagem antes de enviá-la para que não haja margem para mal entendido.
8. Evitar enviar mensagem eletrônica sob forte emoção: quando se irritar com um cliente ou amigo, pare, pense, será que você diria pessoalmente o que está querendo dizer por e-mail? Se não diria, não escreva. A segurança de privacidade de um e-mail é zero. Faça a você mesmo (a) a seguinte pergunta: e se uma cópia fosse parar no quadro de avisos? Em caso de dúvidas, não envie. Apesar de ser mais informal do que uma carta ou fax, nada substitui a educação e a cortesia. Mantenha certa formalidade no trato profissional.
Fonte: Profª Vanda Franco (Insituto Monitor) com informações de artigo de Patrícia Leandro
Enviado para o blog do advogado "Deivid Benasor da Silva Barbosa". Advogado em Parauapebas-PA.
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